Rok 2024 to czas, kiedy chcę dostarczać jeszcze więcej wartości w moich publikacjach. O tym wspominałem juz tutaj. Dlatego skupię się na tematach, w których mam największe doświadczenie i pasję. Będę dzielił się wiedzą, która pomoże Ci osiągnąć jeszcze większy sukces, jeszcze szybciej.
Doświadczenie w zarządzaniu ludźmi
Przez większość swojej kariery zawodowej zarządzałem ludźmi na różnych stanowiskach liderskich. Pracowałem w różnych branżach, od bankowości inwestycyjnej po ubezpieczenia i produkcję. W ostatnim czasie zajmuję się również konsultingiem.
Często moje działania projektowe skupiają się na podnoszeniu efektywności pracy, co prowadziło do obniżenia kosztów i wzrostu ROI z kapitału ludzkiego.
Dlaczego skupiamy się na ludziach?
W mojej opinii, kluczem do efektywności jest skupienie się na ludziach. To oni wykonują pracę i to oni mogą ją usprawniać. Można to zrobić na dwa sposoby:
- Skupić się na metrykach: dają własciwy obiektywny obraz tego jak jest a nie co nam się wydaje (często mylnie).
- Skupić się na motywacji: O tym w kolejnej części.
Metryki efektywności
Duże organizacje świadomie podchodzą do tworzenia wartości przez swoje usługi i produkty. Coraz więcej średnich i małych przedsiębiorstw również zaczyna rozumieć znaczenie kapitału ludzkiego.
W zarządzaniu przedsiębiorstwem istnieją dwa podejścia do kapitału ludzkiego:
- Koszty/pasywa: Kapitał ludzki jest postrzegany jako koszt, który należy obniżyć.
- Aktywa: Kapitał ludzki jest postrzegany jako inwestycja, która może przynieść zysk.
Ja uważam, że ludzie są najważniejszą częścią każdej organizacji. Żadna organizacja nie miałaby racji bytu bez nich.
Złoty środek
Ważne jest, aby znaleźć złoty środek między tym, ile dajemy pracownikom, a ile od nich otrzymujemy. Tworzenie wartości polega na dawaniu i otrzymywaniu. Aby otrzymywać wartość, musimy odpowiednio mierzyć koszt jej wytworzenia. Peter Drucker mawiał, "czego się nie da zmierzyć, nie da się zarządzać". Przez lata pracy w organizacjach nastawionych na efektywność, zgromadziłem bogate doświadczenie w tej dziedzinie.
Jak mierzyć efektywność pracy?
Większość organizacji zna podstawowy koszt zatrudnienia, ale nie wie, co dokładnie robią pracownicy w danym czasie. Nie wiedzą, jaki jest wynik danego działania.
Przykład z banku inwestycyjnego
W dużych bankach inwestycyjnych tworzy się całe organizacje nastawione na efektywność. Przykładem są Centra Usług Wspólnych między innymi chętnie lokowane w Polsce i Indiach.
Poziomy pomiaru
- Procesy i zadania: Każdy zespół jest podzielony aż do poziomu poszczególnych procesów i zadań.
- Czas spędzony na zadaniu: Każdy pracownik ma zmierzony czas spędzony na dane zadanie.
- Koszt procesu: Możemy obliczyć koszt danego procesu.
- Koszt uzyskania przychodu: Możemy obliczyć koszt uzyskania przychodu dla procesów przychodotwórczych.
Metody pomiaru
- Excel: Prosta i tania metoda, dobra na początek.
- Możesz skorzytać z pliku excel ktory dla Ciebe przygotowałem tutaj.
- Aplikacje do monitorowania czasu pracy: Bardziej dokładna metoda, wymagająca niewielkiej inwestycji
Aplikacja do pomiaru czasu pracy swojej i pracowników.
Poniżej znajdziesz więcej informacji aplikacji ktorą sam stosuję od zeszłego roku w własnej działności. Po długim researchu, mogę z czystym sumieniem powiedzieć że jest to narzędzie warte swojej ceny, ze świetnym stosunkiem ceny do oferowanej wartości, bardzo ułtawiające monitoring codzinnej pracy, rozliczanie pracowników i kontrahentów. Posiada bardzo intuicyjny dashboard i łatwe ale rozbudowane raportowanie.
TimeCamp, bo o nim mowa, to aplikacja, która pomaga w mierzeniu czasu pracy i zarządzaniu zadaniami. Może być ona wykorzystywana zarówno przez firmy, jak i osoby prywatne.
Funkcje TimeCamp:
- Automatyczne śledzenie czasu spędzonego na różnych projektach i zadaniach
- Ręczne dodawanie czasu i opisów do aktywności
- Raporty pokazujące czas spędzony na poszczególnych zadaniach, projektach i kategoriach
- Możliwość tworzenia niestandardowych kategorii i tagów
- Integracja z popularnymi narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Jira, Asana i Trello
- Dostępne w wersji webowej, desktopowej i mobilnej
Korzyści z korzystania z TimeCamp:
- Poprawa produktywności: TimeCamp pomaga w identyfikowaniu obszarów, w których można poprawić produktywność.
- Lepsze zarządzanie czasem: TimeCamp pomaga w lepszym zarządzaniu czasem i zadaniami.
- Dokładne raportowanie: TimeCamp generuje szczegółowe raporty, które mogą być wykorzystywane do fakturowania klientów, śledzenia postępów w projektach i oceny wydajności pracowników.
- Zwiększenie kontroli: TimeCamp pomaga w zwiększeniu kontroli nad czasem pracy i zadaniami.
TimeCamp jest dostępny w wersji darmowej i płatnej. Wersja darmowa pozwala na korzystanie z podstawowych funkcji aplikacji. Wersja płatna oferuje dodatkowe funkcje, takie jak:
- Raporty zrzutów ekranu
- Monitorowanie aktywności użytkownika
- Integracja z kalendarzem
- Możliwość tworzenia własnych raportów
Przykład mierzenia efektywności w firmie medialnej:
W pewnej firmie medialnej mierzyłem koszt wytworzenia pracy. Zarząd musiał zdecydować, czy lepiej jest outsorsować określone zadania, czy wykonywać je we własnym zakresie.
Mierzenie efektywności pracy zespołu za pomocą metryk przynosi szereg korzyści dla organizacji, umożliwiając zarówno identyfikację obszarów do poprawy, jak i wyróżnianie i replikowanie najlepszych praktyk. Efektywne śledzenie wydajności zespołu może prowadzić do większej satysfakcji klientów, poprawy produktywności i efektywności zasobów, a także do zwiększenia ogólnej satysfakcji pracowników.
Przykład innych korzyści z mierzenia efektywności zespołu:
Jednym z przykładów korzyści z wprowadzenia metryk efektywności zespołu może być wykorzystanie dashboardów projektowych, które umożliwiają monitorowanie takich wskaźników jak liczba zadań ukończonych przez projekt, całkowita liczba godzin przepracowanych, a także liczba zadań zaległych czy ukończonych w ramach danego projektu. Dzięki tym informacjom menedżerowie projektów mogą nie tylko na bieżąco oceniać postępy w pracy zespołu, ale także szybko reagować na ewentualne opóźnienia czy problemy, co w efekcie przyczynia się do lepszej organizacji pracy i skuteczniejszego wykorzystania zasobów.
Jakie metryki warto śledzić:
- Produktywność zespołu: obejmuje mierzenie czasu pracy a następnie efektywności zespołu, w tym ilości i jakości zadań wykonanych w określonym czasie.
- Efektywność i zarządzanie czasem: ocena, jak dobrze zespół wykorzystuje swoje zasoby do realizacji zadań. Metryki takie jak czasy cyklu projektów, wskaźniki ukończenia zadań i przestrzeganie terminów dostarczają informacji o zdolności zespołu do optymalizacji czasu i wysiłku.
- Zadowolenie klienta: mierzenie satysfakcji klienta dostarcza cennych informacji o wpływie zespołu na interesariuszy zewnętrznych. Ankiety, opinie i recenzje pomagają ocenić, jak dobrze zespół spełnia potrzeby i oczekiwania klientów.
Narzędzia i metody pomiaru wydajności zespołu:
Wykorzystanie oprogramowania i narzędzi przeznaczonych do śledzenia wydajności w czasie rzeczywistym pozwala zespołom na monitorowanie postępów, przydzielanie zadań i ocenę indywidualnych wkładów. Narzędzia te oferują przejrzystość, zwiększają odpowiedzialność i ułatwiają komunikację w zespole.
Wyzwania i ograniczenia w mierzeniu wydajności zespołu:
Mierzenie wydajności zespołu wiąże się z wyzwaniami, takimi jak subiektywność w ocenach, równowaga między oceną wydajności indywidualnej a zespołowej oraz wpływ czynników zewnętrznych, które mogą znacząco wpłynąć na metryki wydajności. Istotne jest, aby zachować równowagę i nie polegać wyłącznie na metrykach, które mogą nie uchwycić wszystkich aspektów wydajności zespołu.
Zastosowanie metryk w praktyce:
Przykłady metryk, które można śledzić, to m.in. zadowolenie pracowników, prędkość zespołu, jakość, metryka burndown, wskaźnik komunikacji, efektywność kosztowa.
Podsumowanie
Pomiar efektywności pracy jest kluczowy dla każdego przedsiębiorstwa. Pozwala on na optymalizację procesów, obniżenie kosztów i zwiększenie zysków.
W kolejnej części artykułu omówię, jak budować entuzjazm do działania wśród pracowników.
