.jpeg)
Pandemia oraz wszelkie obostrzenia oraz wzrost znaczenia pracy zdalnej pokazały jeszcze bardziej, jak ważna jest dobra komunikacja w firmie. Jednym z jej elementów są spotkania firmowe, na których zwykle omawia się kwestie, których nie można poruszyć w mailu. Zwykle – bo znane jest obecnie powiedzenie: „kiedy jesteś na spotkaniu firmowym, które mogło być mailem”. Albo inaczej: najlepsze spotkanie to takie, które się nie odbyło.
Jak więc przeprowadzać efektywne spotkania firmowe i sprawić, by pracownicy chętnie w nich uczestniczyli? O tym przeczytasz w artykule poniżej.
Po co w ogóle spotkania w firmie?
Spotkania w firmie pełnią kluczową rolę w zarządzaniu i komunikacji wewnętrznej. Umożliwiają one wymianę informacji, synchronizację działań i podejmowanie decyzji w grupie. Dzięki spotkaniom pracownicy mogą lepiej zrozumieć cele organizacji, priorytety oraz zadania, które przed nimi stoją. Ponadto, regularne spotkania pozwalają na monitorowanie postępów, rozwiązywanie problemów na bieżąco i wprowadzanie niezbędnych korekt. Spotkania są również okazją do budowania relacji między pracownikami, co może przyczynić się do lepszej współpracy i zrozumienia w zespole. Wreszcie, efektywne spotkania mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników i poprawić ogólną efektywność firmy. Elon Musk jakiś czas temu wydał bardzo ostre wytyczne do swoich pracowników, gdzie kazał im wychodzić z nieproduktywnych spotkań, oczyścić kalendarze i zgłaszać, jeśli ktoś generuje za dużo niepotrzebnych spotkań. Czy z Twoich spotkań ktoś by wyszedł?
Jak często organizować spotkania?
Częstotliwość spotkań w firmie zależy od wielu czynników, takich jak specyfika branży, wielkość zespołu oraz charakter projektów. Ogólnie rzecz biorąc, warto kierować się zasadą, że spotkania powinny odbywać się na tyle często, aby zapewnić płynną komunikację i koordynację, ale nie na tyle często, aby stawały się uciążliwe i marnowały czas pracowników.
Codzienne spotkania: W niektórych firmach, zwłaszcza w branży IT i projektach agile, codzienne krótkie spotkania (tzw. stand-upy) są standardem. Trwają one zazwyczaj 15 minut i służą szybkiemu omówieniu postępów oraz identyfikacji problemów. Z mojej praktyki wynika, że są bardzo uciążliwe – trzy razy w tygodniu wystarczało.
Cotygodniowe spotkania: Regularne spotkania raz w tygodniu są odpowiednie dla większości zespołów. Pozwalają na omówienie kluczowych kwestii, podsumowanie minionego tygodnia i planowanie na przyszłość. Obowiązek każdego lidera czy właściciela firmy – zaskoczyłbyś się, ile informacji umyka, jeśli nie jesteś w stałym kontakcie z zespołem.
Miesięczne spotkania: Spotkania raz w miesiącu mogą być bardziej strategiczne, skupiające się na długoterminowych celach, przeglądach postępów oraz analizie wyników.
Ad-hoc spotkania: Dodatkowo, warto mieć elastyczność w organizowaniu spotkań ad-hoc w odpowiedzi na nagłe potrzeby, takie jak kryzysy, pilne projekty czy nieprzewidziane okoliczności.
1:1: W Polsce te spotkania dzieją się za rzadko. Właściciel czy kierownik to szara eminencja, z którą trudno uchwycić, a co dopiero rozmawiać, ale ludzie to nie ryby i głos mają. Warto wprowadzić kulturę spotkań indywidualnych w każdej firmie, w każdym zespole – sprawdź i zobacz, jak wiele to zmieni.
Kluczem do sukcesu jest znalezienie odpowiedniego balansu i dostosowanie częstotliwości spotkań do specyficznych potrzeb firmy i zespołu.
Brainstorm – czyli jak zrobić burzę mózgów DOBRZE
Burza mózgów jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi do generowania pomysłów i rozwiązywania problemów. Aby przeprowadzić ją skutecznie, warto przestrzegać kilku kluczowych zasad:
Przygotowanie:
Zdefiniuj cel: Przed rozpoczęciem sesji burzy mózgów jasno określ, jaki problem chcesz rozwiązać lub jakie pomysły chcesz wygenerować.
Wybierz odpowiednich uczestników: Zaproś osoby, które mają różne perspektywy i kompetencje, aby zapewnić różnorodność pomysłów.
Przygotuj materiały: Zadbaj o to, aby wszyscy uczestnicy mieli dostęp do materiałów potrzebnych do sesji, takich jak flipcharty, markery, notatniki lub narzędzia online do współpracy.
Przebieg sesji:
Stwórz przyjazną atmosferę: Ważne jest, aby uczestnicy czuli się swobodnie i byli zachęcani do wyrażania swoich pomysłów bez obaw o krytykę.
Wyznacz moderatora: Moderator powinien kierować dyskusją, pilnować czasu i dbać o przestrzeganie zasad.
Zasada braku krytyki: Podczas generowania pomysłów nie krytykujemy żadnych propozycji. Każdy pomysł jest wartościowy i może prowadzić do odkrycia innowacyjnego rozwiązania.
Zachęcaj do kreatywności: Pamiętaj, że nawet najbardziej szalone pomysły mogą okazać się wartościowe. Zachęcaj uczestników do myślenia poza schematami.
Zakończenie i analiza:
Podsumowanie pomysłów: Po zakończeniu sesji zbierz wszystkie wygenerowane pomysły. Można to zrobić za pomocą tablicy, notatek lub narzędzi online.
Priorytetyzacja: Wspólnie z uczestnikami oceń i uporządkuj pomysły według ich potencjału, wykonalności i wpływu na rozwiązanie problemu.
Konkretne działania: Zidentyfikuj konkretne kroki, które należy podjąć, aby wdrożyć wybrane pomysły. Przypisz odpowiedzialność za poszczególne zadania i ustal terminy. Najlepsze pomysły na zmiany w firmach, w których operowałem, powstawały na takich właśnie spotkaniach. Totalny „gamechanger” i „must” dwa razy w roku, jeśli nie co kwartał.
Kontynuacja:
Monitorowanie postępów: Regularnie sprawdzaj postępy w realizacji wybranych pomysłów. Upewnij się, że działania są zgodne z ustalonym planem.
Ewaluacja: Po pewnym czasie ocenić skuteczność wdrożonych pomysłów i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Ucz się na sukcesach i błędach, aby przyszłe sesje burzy mózgów były jeszcze bardziej efektywne.
Burza mózgów to potężne narzędzie, ale jej skuteczność zależy od odpowiedniego przygotowania, prowadzenia i wdrożenia wygenerowanych pomysłów.
Podsumowania spotkań
Podsumowania spotkań są kluczowym elementem, który pomaga utrzymać przejrzystość działań i zapewnia, że wszystkie ustalenia są realizowane. Aby efektywnie przygotować podsumowanie spotkania, należy zacząć od wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za sporządzanie notatek przed rozpoczęciem spotkania. Ta osoba powinna być w stanie skoncentrować się na zapisaniu najważniejszych punktów dyskusji.
W trakcie spotkania notujący powinien skrupulatnie zapisywać wszystkie ważne informacje, takie jak kto mówił, jakie decyzje zostały podjęte oraz jakie działania zostały przypisane poszczególnym osobom. Ważne jest również potwierdzanie ustaleń na bieżąco, aby mieć pewność, że wszystko jest zrozumiane i dokładnie zanotowane.
Po zakończeniu spotkania należy jak najszybciej opracować podsumowanie, aby informacje były świeże i dokładne. Podsumowanie powinno zawierać datę spotkania, listę uczestników, główne tematy omawiane podczas spotkania, kluczowe punkty dyskusji, podjęte decyzje oraz przypisane zadania z określonymi terminami. Warto również zamieścić wszelkie dodatkowe informacje lub materiały, które mogą być przydatne dla uczestników.
Czego nie ma na papierze, nie istnieje. Wiele razy się o tym przekonałem w pracy z zespołami czy podczas konsultingu.
Podsumowanie spotkania należy przesłać do wszystkich uczestników oraz innych zainteresowanych stron możliwie jak najszybciej. Umożliwi to wszystkim zapoznanie się z ustaleniami i podjęcie odpowiednich działań. Regularne monitorowanie postępów w realizacji przypisanych zadań jest również istotne, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem.
Jakich błędów nie popełniać (i nie denerwować pracowników)
Podczas organizowania i prowadzenia spotkań w firmie istnieje kilka powszechnych błędów, które mogą zniechęcać pracowników i prowadzić do marnowania czasu. Oto kilka z nich, których warto unikać:
Zbyt częste spotkania: Przeprowadzanie spotkań bez wyraźnej potrzeby może prowadzić do frustracji pracowników. Ważne jest, aby każde spotkanie miało jasny cel i było dobrze zaplanowane.
Brak agendy: Organizowanie spotkań bez uprzednio przygotowanej agendy może prowadzić do chaosu i nieproduktywnej dyskusji. Agenda powinna być przesłana uczestnikom z wyprzedzeniem, aby mogli się odpowiednio przygotować. Warto wysłać ją przed spotkaniem.
Zbyt długie spotkania: Spotkania, które trwają zbyt długo, mogą być męczące i zniechęcać do aktywnego uczestnictwa. Ważne jest, aby trzymać się ustalonego czasu i zakończyć spotkanie, gdy wszystkie kluczowe punkty zostaną omówione. Miałem takie tendencje, na szczęście feedback od pracowników pomógł mi już lata temu.
Brak jasnych celów: Spotkania powinny mieć konkretne cele i oczekiwania. Uczestnicy muszą wiedzieć, czego się od nich oczekuje i jakie wyniki mają być osiągnięte.
Nieprzygotowanie uczestników: Upewnij się, że wszyscy uczestnicy są dobrze przygotowani do spotkania. Przesłanie niezbędnych materiałów z wyprzedzeniem pozwala na bardziej efektywną dyskusję. Wymagaj tego jak świętości, inaczej stracisz dużo czasu, a przez to pieniędzy.
Ignorowanie feedbacku: Nie ignoruj opinii pracowników na temat spotkań. Regularne zbieranie i analizowanie feedbacku może pomóc w identyfikacji problemów i wprowadzeniu ulepszeń.
Brak działań follow-up: Po zakończeniu spotkania ważne jest, aby podjąć odpowiednie działania follow-up. Upewnij się, że wszystkie ustalenia są realizowane, a przypisane zadania wykonywane na czas. Dziś można korzystać z łatwych rozwiązań do tego w MS Teams czy TO-DO.
Brak zaangażowania: Prowadzący spotkanie powinien angażować wszystkich uczestników w dyskusję. Ignorowanie lub pomijanie opinii pracowników może prowadzić do poczucia niedocenienia i braku motywacji.
Przeładowanie informacjami: Zbyt duża ilość informacji przekazywana podczas jednego spotkania może być przytłaczająca. Skup się na najważniejszych punktach i unikaj rozwlekania. Albo zwołaj osobne spotkanie na inne ważne kwestie.
Unikanie tych błędów może znacznie poprawić jakość spotkań w firmie, zwiększyć zaangażowanie pracowników i poprawić efektywność pracy.
Online czy stacjonarnie?
Wybór między spotkaniami online a stacjonarnymi zależy od kilku czynników, takich jak specyfika pracy, potrzeby zespołu oraz dostępne technologie. Oba podejścia mają swoje zalety i wady, które warto rozważyć.
Spotkania online oferują dużą elastyczność. Pozwalają na uczestnictwo z dowolnego miejsca, co jest szczególnie korzystne dla zespołów zdalnych lub rozproszonych geograficznie. Eliminuje to również koszty i czas związane z dojazdami. Dzięki narzędziom do wideokonferencji, takim jak Zoom, Microsoft Teams czy Google Meet, możliwe jest prowadzenie efektywnych spotkań z udziałem osób z różnych lokalizacji. Spotkania online często sprzyjają lepszej organizacji czasu, ponieważ łatwiej jest zaplanować krótsze, bardziej skoncentrowane sesje. Jednakże, mogą one być mniej efektywne, jeśli chodzi o budowanie relacji między uczestnikami, a także mogą napotkać problemy techniczne, które zakłócają przebieg spotkania. Oglądałeś kiedyś na YouTube skecz „conference call”? Sprawdź, bo wciąż aktualny.
Spotkania stacjonarne, z drugiej strony, umożliwiają bezpośrednią interakcję, co może być kluczowe dla budowania zespołu i wzmacniania relacji między pracownikami. Fizyczna obecność sprzyja bardziej dynamicznej wymianie pomysłów i spontanicznej dyskusji. Spotkania stacjonarne mogą być również bardziej efektywne w sytuacjach wymagających intensywnej współpracy, takich jak warsztaty czy sesje burzy mózgów. Minusem jest konieczność organizacji logistyki, co może być czasochłonne i kosztowne, zwłaszcza w przypadku zespołów rozproszonych.
Wybór między spotkaniami online a stacjonarnymi powinien być uzależniony od konkretnych potrzeb i celów spotkania. Dla codziennych aktualizacji czy krótkich zebrań online może być bardziej efektywne. Dla bardziej skomplikowanych projektów lub sytuacji wymagających intensywnej interakcji, spotkania stacjonarne mogą być lepszym wyborem. Często optymalnym rozwiązaniem jest hybrydowe podejście, łączące zalety obu metod.
Jeśli masz do wyboru spotkanie online a osobiście, zwłaszcza w ważnych sprawach, zrób to osobiście.
Chcesz usprawnić spotkania w swojej firmie i zwiększyć ich efektywność? Skontaktuj się ze mną i porozmawiajmy, jak to zrobić!
